18. Председателю наблюдательного совета представляются не позднее чем за 7 дней до даты проведения заседания наблюдательного совета:

1) проект повестки заседания наблюдательного совета;

2) проекты решений наблюдательного совета по вопросам повестки заседания;

3) документы и информационные материалы по вопросам повестки заседания.

19. Одобренные председателем наблюдательного совета проект повестки заседания и соответствующие материалы не позднее чем за 5 дней до даты проведения заседания рассылаются председателю Внешэкономбанка и членам наблюдательного совета.

20. Наблюдательный совет вправе принимать решения без созыва заседания путем проведения заочного голосования, осуществляемого при помощи заполнения опросных листов.

21. Решение о проведении заочного голосования принимается председателем наблюдательного совета.

22. Председатель наблюдательного совета утверждает перечень вопросов, выносимых на заочное голосование, устанавливает дату окончания срока представления заполненных опросных листов и дату определения результатов заочного голосования.

Ответственный секретарь наблюдательного совета подготавливает опросные листы и необходимые материалы по вопросам, вынесенным на заочное голосование.

23. Сообщение о проведении заочного голосования направляется ответственным секретарем наблюдательного совета председателю Внешэкономбанка и членам наблюдательного совета заказным письмом с уведомлением о вручении под роспись. К сообщению о проведении заочного голосования прилагаются опросные листы и необходимые материалы по вопросам, выносимым на заочное голосование. В сообщении указываются даты окончания срока представления заполненных опросных листов и определения результатов заочного голосования.

24. Сообщение о проведении заочного голосования направляется членам наблюдательного совета не позднее чем за 10 календарных дней до даты окончания срока представления заполненных опросных листов.

25. По каждому вопросу, выносимому на заочное голосование, составляется отдельный опросный лист, который содержит:

1) формулировку вопроса, выносимого на заочное голосование, и формулировку предлагаемого решения;

2) варианты голосования ("за", "против", "воздержался");

3) дату окончания срока представления ответственному секретарю наблюдательного совета заполненного опросного листа;

4) дату определения результатов заочного голосования;

5) запись с напоминанием о том, что опросный лист должен быть подписан членом наблюдательного совета.

26. На основании заполненных опросных листов, представленных в установленный срок, составляется протокол заочного голосования членов наблюдательного совета. Протокол составляется в порядке, установленном разделом V настоящего Положения.

27. При определении результатов заочного голосования засчитываются голоса по тем вопросам, по которым в опросном листе отмечен только один из возможных вариантов голосования. Опросные листы, заполненные с нарушением указанного требования, признаются недействительными и не учитываются при определении результатов голосования.

28. Заочное голосование считается состоявшимся, если не менее половины членов наблюдательного совета представили в установленный срок надлежащим образом оформленные опросные листы.

29. Решение считается принятым на дату определения результатов заочного голосования, указанную в сообщении о проведении заочного голосования и в опросных листах.

30. Решения путем заочного голосования принимаются большинством голосов от общего числа лиц, участвующих в голосовании. При равенстве голосов лиц, участвующих в голосовании, голос председателя наблюдательного совета является решающим. Если председатель наблюдательного совета не участвовал в заочном голосовании, при равенстве голосов решение считается непринятым.

31. При принятии решений на заседании наблюдательного совета или путем заочного голосования председатель наблюдательного совета, председатель Внешэкономбанка и члены наблюдательного совета обладают 1 голосом каждый. Передача права голоса иному лицу не допускается.

32. Протокол заседания наблюдательного совета ведется ответственным секретарем наблюдательного совета в ходе заседания, подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола. Мнение члена наблюдательного совета, голосовавшего против принятого решения, по его требованию заносится в протокол.

Протокол заседания наблюдательного совета составляется не позднее 3 дней с даты проведения заседания.

33. В протоколе заседания наблюдательного совета указываются:

1) место и время проведения заседания наблюдательного совета;

2) лица, присутствующие на заседании;

3) повестка заседания;

4) вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним;

5) принятые решения.

34. Протокол по результатам заочного голосования составляется не позднее 2 дней с даты определения результатов заочного голосования и подписывается председателем наблюдательного совета, а в его отсутствие - членом наблюдательного совета, уполномоченным председателем наблюдательного совета. Опросные листы являются неотъемлемой частью протокола.

35. В протоколе, составляемом по результатам заочного голосования, указываются:

1) время и место составления протокола;

2) члены наблюдательного совета, опросные листы которых учитываются при принятии решения;

3) члены наблюдательного совета, опросные листы которых признаны недействительными;

4) вопросы, вынесенные на голосование, и итоги голосования по ним;

5) принятые решения.

36. Хранение оригиналов протоколов наблюдательного совета обеспечивает ответственный секретарь наблюдательного совета. Протоколы нумеруются в хронологическом порядке, имеют сквозную нумерацию, формируются в отдельное дело и хранятся в порядке, установленном для документов, содержащих информацию ограниченного доступа.

Копии протоколов наблюдательного совета, подписанные ответственным секретарем наблюдательного совета, направляются в службу внутреннего контроля Внешэкономбанка.

37. Копии протоколов наблюдательного совета рассылаются ответственным секретарем наблюдательного совета председателю и членам наблюдательного совета, председателю Внешэкономбанка, а также по списку рассылки, утверждаемому наблюдательным советом.

38. Ответственный секретарь наблюдательного совета подготавливает и рассылает выписки из протоколов наблюдательного совета в подразделения Внешэкономбанка, которые являются ответственными за выполнение соответствующих решений наблюдательного совета. Выписки подписываются ответственным секретарем наблюдательного совета.

При необходимости копии выписок направляются третьим лицам по списку рассылки, утверждаемому наблюдательным советом.