Утративший силу
c) перемещение в соответствующее хранилище или на соответствующий носитель (под контролем организации);
d) передачу в другую организацию, которая приняла на себя ответственность за соответствующую деловую деятельность в результате реструктуризации, продажи или приватизации;
e) передачу документов в хранилище, управляемое в интересах организации независимым поставщиком услуг по соответствующему контрактному соглашению;
f) передачу ответственности за управление документами соответствующим органам, в то время как документы физически хранит организация-создатель;
- уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативной среды;
- документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
- уничтожение документов следует проводить таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
- следует уничтожать все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные копии.
Документация, описывающая процессы управления документами и системы управления документами, должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям. Должны быть четко установлены полномочия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение.
Соответствующее законодательство, стандарты и политика организации должны быть документально зафиксированы, чтобы определять требования к практике, обследованию, проверке и тестированию процессов управления документами. Особое внимание следует уделять другим информационным системам и правилам (стратегиям, политикам), применяемым внутри организации, чтобы сохранять корпоративную целостность среды управления информацией.
Все решения о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения следует четко документировать и хранить. Эти решения могут быть оформлены в виде инструкции по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. Официальная документация, определяющая порядок анализа и оценки документов, на основе которой принимают решения о включении документов в систему управления документами и их хранении там, должна быть подготовлена и представлена на утверждение высшему руководству. Такая документация должна содержать подробное описание деловой деятельности и документов, отражающих каждый вид деловой деятельности, с четким и однозначным указанием сроков их хранения и действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. События, инициирующие или разрешающие действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение, должны быть четко определены. Также должны быть разработаны и использованы инструкции по передаче документов на альтернативное хранение (например, внесетевое хранение). Такая документация должна быть представлена на согласование сторонним уполномоченным органам, таким как архивные органы, аудиторы и т.п. Следует хранить документы, отражающие выполнение действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение.
Для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе управления документами, требованиям организации и для получения ожидаемых результатов следует регулярно проводить их мониторинг. Такой мониторинг должен проверять качество работы системы управления документами в организации, исполнение пользователями своих обязательств в отношении системы управления документами, а также удовлетворенность пользователей данной системой.
В случае обнаружения непригодности или неэффективности используемой системы управления документами и процессов управления документами они должны быть модифицированы.
Соответствие систем управления документами установленным требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы хранить.
Организация, стремящаяся соблюдать требования настоящего стандарта, должна принимать долгосрочную программу обучения в области управления документами. Программы обучения управлению документами должны охватывать роли и ответственность всех сотрудников и быть адресованы всем руководящим, штатным, временным работникам, лицам, работающим на общественных началах, и любым другим лицам, ответственным за создание документов во время их работы и за включение этих документов в систему управления документами. Учебные программы могут быть подготовлены и реализованы во взаимодействии со сторонними организациями.
| архивное учреждение | |
| архивный орган, см. архивное учреждение | |
| аудит управления документами | |
| аутентичность документов | |
| включение документов в систему управления документами | |
| внедрение системы управления документами | |
| деловой деятельности анализ | |
| деловой деятельности классификационная система | |
| документ | |
| документирование операций с документами | |
| документирование политики управления документами | |
| документирование процессов управления документами | |
| документированная информация | |
| достоверность документа | |
| доступ | |
| изменение документа | |
| индексирование | |
| использование документов | |
| использование систем управления документами | |
| классификационные системы | |
| классификация | |
| коды, см. номера и коды | |
| комплексность системы управления документами | |
| конвертирование | |
| контроль | |
| контроль действий | |
| контроль местоположения документов | |
| метаданные о документе | |
| методология внедрения | |
| методология проектирования | |
| миграция документов | |
| мониторинг | |
| надежность системы управления документами | |
| номера и коды | |
| нормативная среда | |
| носитель, см. хранение документов | |
| обеспечение сохранности документов | |
| обследование после внедрения | |
| обследование предварительное | |
| обучение | |
| отбор и передача | |
| ответственность | |
| отчетность | |
| оценка существующих систем | |
| поиск, см. доступ, индексирование | |
| политика управления документами | |
| прекращение применения системы управления документами | |
| программа управления документами | |
| проектирование системы управления документами | |
| протоколы контроля системных процессов | |
| процессы управления документами | |
| распределенное управление | |
| регистрация документов | |
| система управления документами | |
| системность | |
| словари | |
| соответствие требованиям | |
| сроки хранения | |
| стратегия управления документами | |
| термины и определения | |
| требования к документам | |
| уничтожение документов | |
| управление документами | |
| хранение документов | |
| целостность документа | |
| целостность системы управления документами | |
| чрезвычайные ситуации | |
| электронные документы | |
| электронная система управления документами |
Сведения
о соответствии национальных стандартов Российской Федерации ссылочным международным стандартам
Обозначение ссылочного международного стандарта | Обозначение и наименование соответствующего национального стандарта Российской Федерации |
| ИСО 5127-11-87 | ГОСТ 7.69-95 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения |
| ИСО 5963-85 | ГОСТ 7.66-92 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию |
| ИСО 9001-2000 | ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования |
| ИСО 14001-96 | ГОСТ Р ИСО 14001-98 Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению |