2. Отправка документов по электронной почте не заменяет направление их по почте в установленном порядке, а служит лишь ускорением передачи информации. Документы после отправки по электронной почте направляются адресату по почте на бумажном носителе.

II. Порядок направления документов по электронной почте в территориальные органы, организации Роспотребнадзора и другие организации

3. Решение о направлении документов по электронной почте в территориальные органы, организации Роспотребнадзора и другие организации принимается начальником соответствующего управления, которое готовит данные документы, или заместителем руководителя Роспотребнадзора, курирующего данное управление.

4. Организация рассылки документов по электронной почте в территориальные органы, организации Роспотребнадзора и другие организации осуществляется Управлением делами.

5. Для направления по электронной почте документы предоставляются в Управление делами в электронном виде и на бумажном носителе.

6. Электронная версия документа должна в себя включать:

- фамилию, имя, отчество руководителя, подписавшего документ;

- фамилию, имя, отчество исполнителя, его телефон и адрес электронной почты;

- номер и дату документа;

- перечень территориальных органов и (или) организаций Роспотребнадзора, в которые необходимо отправить данный документ;

- при рассылке в организации, не подведомственные Роспотребнадзору, к документу должен быть приложен список электронных адресов данных организаций.

7. Копия документа на бумажном носителе визируется с пометкой "направить по электронной почте" начальником управления, которое готовит данный документ или заместителем руководителя Роспотребнадзора, курирующим данное управление с указанием даты подачи письма для направления по электронной почте.

8. Ответственность за правильное оформление документа возлагается на начальника управления, которое его готовит.

9. Отправление документа осуществляется:

- в течение текущего рабочего дня (если документ предоставлен до 15:00);

- на следующий рабочий день до 11:00 (если документ предоставлен после 15:00).

10. Документы с пометкой "срочно направить по электронной почте" и визой руководителя Роспотребнадзора или его заместителей отправляются немедленно.

11. Подтверждением о получении письма адресатом является его ответ, направленный на электронный адрес Роспотребнадзора. Автоматический ответ почтового сервера или какой-либо другой программы приема почты в качестве подтверждения не рассматривается.

III. Порядок работы с документами направляемыми и получаемыми по электронной почте

12. Организацию получения писем, приходящих на официальный адрес электронной почты Роспотребнадзора, осуществляет Управление делами.

13. Полученные по электронной почте документы распечатываются. На них проставляется штамп с указанием даты получения.

14. Если электронное письмо и (или) прикрепленные к нему файлы содержат более 15 листов формата A4, то распечатывается первый лист письма или его сопроводительная часть. Данное письмо и приложение сохраняются в электронном виде до востребования.

15. Ответы на информационные письма, приходящие из подведомственных органов и организаций Роспотребнадзора по электронной почте, передаются непосредственно исполнителю информационного письма в электронном виде на его адрес электронной почты.

16. На каждое письмо, пришедшее на официальный адрес электронной почты Роспотребнадзора должно отправляться подтверждение о получении c указанием даты и времени получения письма.

17. Подтверждение о получении электронного письма обозначает, что письмо, поступившее на официальный адрес электронной почты Роспотребнадзора, было распечатано и направлено в Управление делами для регистрации.

18. Если прикрепленные к электронному письму файлы повреждены или не имеют расширения, то данное письмо не принимается и удаляется из почтового ящика.

19. Оперативная информация о санитарно-эпидемиологической обстановке, об эпидемической ситуации, направляемая по электронной почте из подведомственных органов и организаций Роспотребнадзора в выходные и праздничные дни должна дублироваться по факсу.

V. Требования к письмам, направляемым в Роспотребнадзор из территориальных органов и организаций по электронной почте

20. Документы и приложения к ним направляются на официальный адрес электронной почты Роспотребнадзора в виде прикрепленных файлов к электронному письму.

21. Одно электронное письмо не должно содержать более одного документа с приложениями.

22. Электронное письмо должно содержать в поле "от" краткое наименование территориального органа или организации, в поле "тема" - название документа.

23. В электронном письме или в прикрепленных файлах с электронными версиями документов должно быть обязательно указано:

- фамилия, имя, отчество руководителя, подписавшего документ;

- фамилию, имя, отчество исполнителя и его телефон;

- номер и дата документа;

- исходящий номер письма Роспотребнадзора (если данный документ является ответом на запрос Роспотребнадзора)

- фамилия, имя, отчество адресата.

24. Если размер отправляемых документов превышает 3Мб, то работник территориального органа или организации, ответственный за отправление документов по электронной почте, архивирует их с использованием форматов архивации RAR или ZIP.

25. Если письмо содержит документ без указания адресата, то такой документ не принимается и удаляется из почтового ящика.