5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителей Руководителя Росархива Абрамова В.И. и Еремченко В.А.

Руководитель

В.П.Козлов

Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 июля 1997 г.

Регистрационный N 1344

Регламент
Государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации

Настоящий Регламент разработан в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России" и Федеральным законом от 25 января 1995 года "Об информации, информатизации и защите информации".

1. Общие положения

1.1. Регламент устанавливает порядок государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации с целью обеспечения государственного контроля за их сохранностью.

1.2. Государственному учету в составе Архивного фонда Российской Федерации подлежат архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России в соответствии со ст. 5 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

1.3. Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения.

1.4. Основой учета документов Архивного фонда Российской Федерации является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.

1.5. В настоящем Регламенте:

под учетом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;

под единицей учета архивных документов понимается единица измерения количества документов в архиве;

под единицей хранения архивных документов понимается учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

1.6. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации основывается на следующих принципах:

централизация, реализуемая на основе регламентированного Федеральной архивной службой России взаимодействия Федеральной архивной службы России, органов и учреждений ее системы, государственных музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций - источников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц - собственников документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации;

унификация, основанная на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов;

динамичность, обеспечиваемая своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов;

полнота и достоверность государственного учета.

1.7. Для учета архивных документов в государственных, районных, городских архивах, государственных музеях и библиотеках, научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, структурных подразделениях организаций, осуществляющих прием и хранение архивных документов в интересах пользователя, ведутся:

- книга учета поступлений документов;

- списки фондов;

- описи дел и документов или их разновидности;

- листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета.

1.8. По мере перехода к автоматизированным архивным технологиям государственный учет архивных документов будет осуществляться на основе рекомендованных Федеральной архивной службой России автоматизированных учетных технологий при сохранении установленного Регламентом порядка работы.

1.9. Особому учету подлежат уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации.

2. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации

2.1. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации - система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе субъекта Российской Федерации и федеральном масштабе, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

2.2. Документами централизованного государственного учета являются:

2.2.1. Паспорт архива на 1 января .... г. (Приложение 1 к Регламенту).

2.2.2. Карточка фонда (Приложение 2 к Регламенту).

2.2.3. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января .... г. (Приложение 3 к Регламенту).

2.2.4. Паспорт архива организации на 1 декабря .... г., хранящей

управленческую документацию (Приложение 4 к Регламенту),

кинофотофонодокументы (Приложение 4а к Регламенту),

научно-техническую документацию (Приложение 4б к Регламенту).