28. Запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя.

29. Если запросы, не поддаются прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение Руководителю Росархива или уполномоченное на то лицо, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

30. Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.

31. Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются органами и организациями бесплатно.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

32. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Росархива:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

подготовка ответов заявителям;

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

33. Органы и организации, исполняющие запросы, получаемые из Росархива, других органов и организаций или непосредственно от заявителей, проживающих за рубежом, осуществляют следующие административные процедуры:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности (при необходимости);

поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

подготовка ответов заявителям;

оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях (уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела);

отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Регистрация запросов и передача их на исполнение

34. Поступившие в Росархив из МИД России или непосредственно из-за рубежа письменные запросы регистрируются в структурном подразделении Росархива, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, и передаются в профильное структурное подразделение в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.

35. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

36. При необходимости, некоторые запросы докладываются руководству Росархива, после чего с резолюцией направляются в профильное структурное подразделение.

Анализ тематики поступивших запросов

37. Федеральные государственные гражданские служащие профильного структурного подразделения Росархива осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Росархиве научно-справочного аппарата и информационных материалов.

38. В результате анализа определяется:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

39. Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.

Направление запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации

40. По итогам анализа тематики поступивших запросов Росархив направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:

в федеральные органы государственной власти;

в федеральные государственные архивы;

в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;

в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

41. В случае, если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, Росархив направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа в адрес Росархива.

42. При необходимости, федеральные органы государственной власти, федеральные государственные архивы, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела направляют запросы на исполнение по принадлежности в органы и организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы.

43. При направлении запросов на исполнение по принадлежности, Росархив, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, при необходимости, уведомляют соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.

Подготовка ответов заявителям

44. Подготовку ответов заявителям осуществляет Росархив, иные органы и организации. Ответ может быть подготовлен в виде:

письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;

архивной справки, архивной выписки или архивной копии.