Действующий
6.2. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
6.3. Служба в своей деятельности осуществляет взаимодействие с территориальными органами и Министерством, которое обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации, в состав которой, кроме индивидуальных правовых актов, актов распорядительного характера, входят постановления Коллегии, а также служебные письма, протоколы и другие документы.
Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Службе осуществляется подразделением Службы, ответственным за документооборот.
Организация, ведение Единой информационно-аналитической системы Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (далее - Единая информационно-аналитическая система Службы), а также методическое руководство и контроль за соблюдением порядка работы с электронными документами осуществляется подразделением Службы, ответственным за документооборот совместно с подразделением Службы, ответственным за информационно-аналитическую работу.
6.4. Акты Службы, а также исходящие документы оформляются на бланках утвержденного образца, содержащих его наименование, соответствующее наименованию, указанному в Положении о Федеральной службе по надзору в сфере транспорта, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.2004 N 398*(3).
Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в управлениях возлагается на начальников управлений Службы.
6.6. Непосредственная работа по документационному обеспечению в управлениях осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство.
6.7. Руководитель Службы и заместители руководителя Службы в соответствии с распределением обязанностей принимают решения по вопросам в установленной сфере деятельности.
По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки решения Службы, руководитель Службы и заместители руководителя Службы дают письменные поручение (резолюции), поручения, оформляемые протоколами проведенных у них совещаний, а также устные указания структурным подразделениям Службы (начальникам управлений).
Резолюции (поручения) руководителя Службы, заместителей руководителя и начальников управлений оформляются письменно на специальных бланках с указанием должности, инициалов и фамилии.
6.8. Приказами, как правило, оформляются решения нормативного характера, а также по вопросам кадров и прохождения государственной службы.
Распоряжениями оформляются решения по оперативным, организационным и другим вопросам деятельности Службы.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят управления Службы на основании поручений руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников управлений, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет подразделение Службы, ответственное за правовое обеспечение.
6.9. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей, исполнителем и начальником управления, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, и заместителем руководителя структурного подразделения по правовому обеспечению деятельности Службы.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения) и включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей (инициалы, фамилия) и дату.
В случае если при доработке в проект приказа (распоряжения) внесены уточнения, не меняющие его существа, то руководителем подразделения-исполнителя может быть принято решение о согласовании доработанного варианта проекта акта с руководителем подразделения по правовому обеспечению деятельности Службы с пометкой "Визы прилагаются". В этом случае повторного визирования проекта всеми установленными настоящим регламентом должностными лицами не требуется.
Приказы (распоряжения) подписывает руководитель Службы, а в его отсутствие - заместитель руководителя, исполняющий его обязанности на основании распорядительного документа руководителя Службы.
Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту и направляется исполнителю в течение 3 рабочих дней.
Подразделение Службы, ответственное за правовое обеспечение рассматривает проекты приказов в срок до 7 дней, если иной срок не установлен руководителем Службы.
Проекты приказов, требующие последующей регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации, рассматриваются подразделением Службы, ответственным за правовое обеспечение в срок до 15 дней, а значительные по объему проекты других ведомственных документов - в срок до 30 дней, если иной срок не установлен руководителем Службы.
В случае внесения существенных изменений в проект приказа в процессе согласования он подлежит повторному согласованию.
6.10. Организацию подготовки и оформление проектов индивидуальных актов по вопросам, связанным с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, а также перевода, отпусков сотрудников осуществляет структурное подразделение Службы по вопросам государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений.
Проекты приказов (распоряжений) по вышеперечисленным вопросам визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения Службы по вопросам государственной службы и кадров и заместителем руководителя структурного подразделения по правовому обеспечению деятельности Службы.
6.11. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование необходимости его издания, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
Датой вступления приказа (распоряжения) в силу является дата его подписания и регистрации, если иное не предусмотрено самим приказом.
Приказы и распоряжения после подписания руководителем Службы через подразделение Службы, ответственное за документооборот в прошитом и пронумерованном виде передаются уполномоченному сотруднику подразделения Службы, ответственного за правовое обеспечение.
После этого руководитель структурного подразделения по правовому обеспечению деятельности Службы ставит на оборотной стороне последнего листа акта подпись, которая скрепляется печатью Службы.
Оформленные таким образом акты Службы вместе с версией на электронном носителе передаются для регистрации и хранения специально уполномоченному сотруднику подразделения Службы, ответственного за правовое обеспечение.
Уполномоченным сотрудником в день подписания приказа (распоряжения) производится его регистрация в реестре на бумажном носителе (в книге регистрации актов Службы) и в Единой информационно-аналитической системе Службы.
Подписанный приказ (распоряжение) (за исключением индивидуальных актов по кадровым вопросам) публикуется на официальном сайте Службы в сети "Интернет". Копии всех приказов (распоряжений) Службы, подписанных и зарегистрированных в установленном порядке, хранятся в Единой информационно-аналитической системе Службы.
Индивидуальные акты по вопросам, перечисленным в абзаце 1 пункта 6.10, нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года отдельно от правовых актов по основной деятельности Службы, регистрируются и хранятся в структурном подразделении Службы по вопросам государственной службы и кадров.
6.12. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры в соответствии с указателем рассылки направляются адресатам исполнителем. Кроме того, копия приказа (распоряжения) в обязательном порядке направляется исполнителю и в подразделение Службы, ответственное за правовое обеспечение вместе со сведениями о его рассылке.
6.13. В случаях отмены ранее изданного приказа или издания нового приказа взамен действующего, к проекту приказа прилагается краткая справка, которая готовится и подписывается руководителем подразделения исполнителя.
- основания издания приказа: сведения об актах законодательства Российской Федерации (наименование, дата и номер), на основании которых Службе поручается разработать приказ, а также дата и номер поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Министерства (копия поручения прилагается к справке);
- сведения об актах Службы, в том числе отмененных данным приказом, актах иных федеральных органов исполнительной власти (организаций), изданных по данному вопросу;
- сведения о согласовании приказа со структурными подразделениями Службы и, при необходимости, с федеральными органами исполнительной власти, другими организациями.
6.14. Одновременно с регистрацией приказа (распоряжения), отменяющего, изменяющего или дополняющего другой приказ (распоряжение), на бланке оригинала последнего делается отметка о том, каким актом (с указанием номера, даты и названия) внесены изменения, дополнения или произошла его отмена.
Помимо этого производится соответствующая отметка в электронной базе правовых актов и в Единой информационно-аналитической системе Службы.
6.15. В приказах и распоряжениях по Службе употребляются только официальные наименования органов и организаций, полные наименования управлений центрального аппарата, при этом в приложениях к ним, в исключительных случаях, могут использоваться их сокращенные наименования.
6.16. Подготовка проектов текстов приказов осуществляется исполнителями на персональных компьютерах.