Действующий
Помимо этого производится соответствующая отметка в электронной базе правовых актов и в Единой информационно-аналитической системе Службы.
6.15. В приказах и распоряжениях по Службе употребляются только официальные наименования органов и организаций, полные наименования управлений центрального аппарата, при этом в приложениях к ним, в исключительных случаях, могут использоваться их сокращенные наименования.
6.16. Подготовка проектов текстов приказов осуществляется исполнителями на персональных компьютерах.
6.17. При наличии в приказах и распоряжениях по Службе приложений, ссылка на приложения дается в тексте. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
При наличии в приказах в качестве приложений утверждаемых документов, на которые дается ссылка в тексте приказа, на первом листе утверждаемого приказом документа в правом верхнем углу пишется:
6.18. Проекты приказов, распоряжений должны представляться на подпись руководителю Службы, лицу, исполняющему его обязанности, через подразделение Службы, ответственное за документооборот со всеми основаниями, имеющимися для их подготовки.
6.19. Приказы и распоряжения, представленные с нарушением требований, предъявляемых к их подготовке и оформлению, возвращаются управлению-исполнителю на доработку.
Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в первый экземпляр согласованного проекта документа не допускается.
6.20. Приказы по вопросам деятельности Службы регистрируются в пределах календарного года. При этом на документе проставляется дата и порядковый номер. Датой регистрации приказа является дата его подписания, оформляемая словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N", индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя службы, подписавшего приказ, через тире порядкового номера приказа, и индекса "фс", например: 25 января 2007 г. N ГК-45фс.
Регистрация совместных приказов Службы с другими федеральными органами исполнительной власти осуществляется аналогично регистрации приказов по вопросам деятельности Службы. При этом дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров каждого органа, проставляемых через косую черту в порядке расположения подписей руководителей.
Копии приказов, требующих регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации, заверяются аналогичным образом.
6.21. Распоряжения регистрируются в пределах календарного года. При этом номер распоряжения состоит из знака "N " и индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя службы, подписавшего распоряжение, через тире порядкового номера и приставки "р", и индека "фс". Датой регистрации распоряжения является дата его подписания, оформляемая словесно-цифровым способом. Например: 01 февраля 2007 г. N ГК-21-р(фс).
6.23. Положение издается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Службы.
6.25. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
6.26. Положения (правила, инструкции) утверждаются руководителем Службы. Утверждение оформляется путем издания соответствующего документа.
6.27. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов актов, утверждаемых руководителем Службы, который определен инструкцией по делопроизводству в Службе.
6.28. Протокол совещания (заседания), проводимого руководителем Службы, заместителем руководителя Службы составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов, представленных к обсуждению управлениями и другими организациями, на которые возложена их подготовка, в течение суток после окончания совещания.
6.29. Решения, принятые на заседании Коллегии оформляются протоколом в сроки, определяемые руководителем Службы в каждом конкретном случае.
6.30. К проекту протокола совещания (заседания Коллегии) прилагается указатель рассылки. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
6.31. В указатель рассылки протокола в обязательном порядке включаются заместители руководителя Службы, начальники управлений, помощники руководителя Службы по вопросам, входящим в их сферу деятельности.
6.32. В случае проведения межведомственного совещания копии протокола направляются в соответствующие федеральные органы исполнительной власти и организации, а также в заинтересованные управления.
6.33. Копии протоколов совещаний у руководителя Службы (заместителя руководителя Службы) (заседания Коллегии) рассылаются исполнителям (в том числе заинтересованным федеральным органам исполнительной власти), как правило, в течение суток, а содержащие срочные или оперативные поручения, - незамедлительно.
6.34. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе совещания у руководителя Службы (заместителя руководителя Службы), осуществляется подразделением Службы, ответственным за документооборот.
6.35. Осуществление записи во время совещания, сбор материалов и подготовка проекта текста протокола (заседания Коллегии) возлагаются на сотрудников управлений, готовивших вопросы к обсуждению.
6.36. Постановление и протокол заседания Коллегии подписываются руководителем Службы. Подготовка и оформление указанного документа осуществляется в соответствии с положением о Коллегии. Уполномоченным сотрудником в день подписания постановления, протокола заседания Коллегии производится их регистрация в реестре на бумажном носителе (в книге регистрации актов Службы) и в Единой информационно-аналитической системе Службы.
6.37. Проекты государственных контрактов, договоров и соглашений, заключаемых Службой, готовятся управлениями во исполнение поручений руководителя Службы, а также его заместителей в соответствии с распределением обязанностей.
Проекты государственных контрактов, договоров и соглашений подлежат обязательному согласованию с заместителем руководителя Службы курирующим вопросы, являющиеся их предметом, а также с руководителями структурных подразделений Службы, ответственными за финансовое и правовое обеспечение.
При наличии неурегулированных в процессе согласования проекта разногласий правового характера заместитель руководителя структурного подразделения по правовому обеспечению деятельности Службы докладывает о них руководителю Службы (лицу, исполняющему его обязанности) или заместителю руководителя Службы.
6.38. Регистрация государственных контрактов, договоров и соглашений осуществляется подразделением Службы, ответственным за правовое обеспечение, в соответствии с порядковой нумерацией в пределах календарного года.
Уполномоченным сотрудником подразделения Службы, ответственного за правовое обеспечение в день подписания государственных контрактов, договоров и соглашений производится их регистрация в реестре на бумажном носителе и в Единой информационно-аналитической системе Службы.
Государственные контракты, договоры и соглашения хранятся в подразделении Службы, ответственном за правовое обеспечение, а их копии - в подразделениях Службы, ответственных за финансовое обеспечение и документооборот.
6.39. Доверенности на право совершения действий от имени Службы, представления ее интересов в государственных, общественных и судебных органах подписывает руководитель Службы или лицо, исполняющее его обязанности.
Подпись заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации. Доверенности регистрируются в подразделении Службы, ответственном за документооборот в пределах календарного года простой порядковой нумерацией.
7.1. Руководитель и заместители руководителя Службы в целях реализации своих полномочий дают поручения руководителям и должностным лицам структурных подразделений Службы, оформляемые, как правило, резолюциями в письменной форме.
7.2. Руководитель Службы дает поручения (резолюции) своим заместителям, руководителям и должностным лицам всех структурных подразделений Службы, независимо от их непосредственной подчиненности.
Поручения (резолюции) руководителя Службы, отданные заместителям руководителя Службы, не могут быть ими перепоручены руководителям и должностным лицам структурных подразделений, не входящим в число тех, координацию и контроль которых они осуществляют в соответствии с распределением обязанностей. Исключение составляют случаи, когда действует установленный порядок замещения на период временного отсутствия одного из заместителей руководителя Службы.
7.3. Заместители руководителя Службы дают поручения (резолюции) руководителям и должностным лицам тех структурных подразделений, координацию и контроль которых они осуществляют в соответствии с устанавливаемым приказом руководителя Службы распределением обязанностей между ними по направлениям деятельности Службы.