X. Проверка наличия и состояния архивных документов.
Организация розыска необнаруженных документов

10.1. Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния (далее - проверка наличия) в плановом порядке в сроки, предусмотренные пунктом 10.2 Правил.

Внеплановая проверка наличия архивных документов (сплошная или выборочная) может быть назначена:

при смене руководителя архива и (или) заведующего архивохранилищем;

после массового перемещения, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены;

при реорганизации архива.

10.2. В государственном архиве, музее, библиотеке, научной организации плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится:

уникальных документов - ежегодно (с полистным просмотром);

документов, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, - ежегодно;

особо ценных документов - один раз в 10 лет;

аудиовизуальных документов - один раз в 5 лет (при объеме аудиовизуальных документов более 50% от общего количества документов - один раз в 15 лет);

кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года; электронных документов на физически обособленных носителях - не реже одного раза в 5 лет.

Проверка наличия электронных документов в информационной системе архива осуществляется в автоматическом режиме.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется архивом самостоятельно в зависимости от интенсивности использования архивных документов, но не может быть реже одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).

В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится один раз в 10 лет.

10.3. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов.

10.4. Результаты проверки наличия архивных документов фиксируются в:

листе(ах) проверки наличия и состояния архивных документов (при проверке архивного фонда объемом до 30 единиц хранения допускается составление одного листа проверки на все его описи дел, документов);

акте проверки наличия и состояния архивных документов;

и при необходимости:

актах о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о неисправимых повреждениях документов (приложение N 1 к Правилам).

10.5. В ходе проверки наличия архивных документов не допускается:

вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

делать какие-либо пометки, исправления или записи в основных (обязательных) учетных документах.

10.6. По окончании проверки наличия архивных документов:

вносятся изменения в необходимые учетные документы;

в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляются штамп "Проверено", дата, должность и подпись работника, производившего проверку, или, в случае обнаружения неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, а также выбывших по обоснованным причинам единиц хранения, пересоставляется итоговая запись;

коробки с архивными документами опечатываются с проставлением штампа, который содержит дату проверки, фамилию и инициалы проводившего ее работника архива.

10.7. Архив ведет централизованный учет необнаруженных архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

10.8. Розыск архивных документов, необнаруженных в ходе проверки наличия, проводится в течение одного года с момента выявления факта отсутствия. Руководитель архива вправе продлить сроки розыска на один год.

При отрицательном результате розыска архивных документов составляется акт о необнаружении документов, возможности розыска которых исчерпаны (приложение N 2 к Правилам), и справка о проведении розыска.

10.9. Архив снимает с учета архивные документы в соответствии с пунктами 26.1, 26.3 Правил на основании решения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления ¹⁸:

причины отсутствия которых подтверждены документально;

необнаруженные, возможности розыска которых исчерпаны.

XI. Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов, выявление архивных документов с повреждениями носителей и информации

11.1. При приеме архивных документов из источника комплектования не допускается их размещение в архивохранилище без:

предварительной выдержки в карантинном помещении (при наличии);

проверки физико-химического, технического и биологического состояния, а также на наличие скоб, скрепок, закладок, пластиковых файлов и других посторонних предметов;

выявления вида основы носителей кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и проверки кинодокументов на нитрооснове на стабильность;

проверки аудиовизуальных и электронных документов на физически обособленных носителях на возможность воспроизведения (считывания) записанной информации, соответствие их характеристик сопроводительной технической документации, отсутствие вредоносного программного обеспечения;

очистки от пыли и перемотки кинодокументов на пленке и фонодокументов на магнитной ленте;

обеспыливания первичных средств хранения и корешков, очистки от загрязнений фотодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях.

11.2. Архив проводит акклиматизацию поступивших на хранение архивных документов.

11.3. При обнаружении физико-химических и технических дефектов, биологического поражения архивных документов архив и организация - источник комплектования составляют акт произвольной формы, отражающий выявленные недостатки и меры по их устранению.

Архивные документы с выявленными физико-химическими, техническими дефектами возвращаются передающей стороне для устранения таких дефектов и санитарно-гигиенической обработки (дезинфекции, дезинсекции) архивных документов.

11.4. Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения проводится:

в ходе проверки наличия и состояния архивных документов;

в случае повреждения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации;

при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища;

при других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.