Действующий
Настоящий стандарт организации устанавливает порядок внесения изменений в утвержденную рабочую документацию.
1.1. Настоящий стандарт организации (далее — СТО) устанавливает порядок внесения изменений в утвержденную рабочую документацию.
Рисунок 1. Взаимосвязь стандартов, входящих в общий порядок работы с проектной и рабочей документацией
Участники процесса | Участники смежных процессов |
| • Менеджер по проектированию; • Управляющий ИСП; • Участники команды ИСП; • Сотрудник архива. | • Высший орган управления; • Представитель проектной организации.. |
1.6. Любые отступления от требований настоящего СТО должны быть согласованы с Высшим органом управления.
2.1. Схема процесса «Порядок внесения изменений в утвержденную рабочую документацию» приведена на рисунке 2:
2.2. Описание процесса «Порядок внесения изменений в утвержденную рабочую документацию» приведено в таблице 2:
№ | Наименование операции / Исполнитель / Сроки выполнения / | Описание операции |
| 1. | Контроль внесения изменений в рабочую документацию Менеджер по проектированию срок исполнения: в течение установленного Договором срока внесения изменений в рабочую документацию | 1. Менеджер по проектированию контролирует процесс внесения изменений в рабочую документацию (в т.ч. установленные сроки проектных работ), а также, при необходимости, дает ответственному Представителю проектной организации необходимые пояснения, предоставляет дополнительно запрашиваемые документы и т.п. 2. При нарушении Представителем проектной организации условий Договора на внесение изменений в проектную и рабочую документацию, осуществляется переход к СТО УП «Порядок работы с Претензиями за нарушение договорных обязательств».[1] 3. При готовности измененной рабочей документации в установленный срок и с соблюдением условий Договора осуществляется переход к операции 02. |
| 2. | Прием от проектной организации и проверка комплекта измененной рабочей документации Менеджер по проектированию срок исполнения: в течение 2-х рабочих дней с момента получения измененной рабочей документации от проектной организации | 1. Менеджер по проектированию получает от проектной организации измененную рабочую документацию в электронном и/или бумажном виде. 2. Менеджер по проектированию проверяет, чтобы измененная рабочая документация соответствовала требованиям Технического задания на внесение изменений в проектную и рабочую документацию. 3. Если измененная рабочая документация не соответствует установленным требованиям, осуществляется переход к операции 03. 4. При отсутствии замечаний к измененной рабочей документации Менеджера по проектированию направляет её Сотруднику архива с поручением разместить в базе «Проектная документация» в СЭД. Данное поручение оформляется в виде письма в СЭД по форме СТО ФД «Поручение на размещение документов в базе «Проектная документация», либо в свободной форме с обязательным указанием следующей информации: • наименование инвестиционно-строительного проекта; • отметка о первичном либо вторичном размещении документов в базе «Проектная документация»; • в случае повторного размещения документов - ссылки на предыдущие версии документов в базе «Проектная документация». Далее осуществляется переход к операции 04. |
| 3. | Возврат измененной рабочей документациина доработку Менеджер по проектированию срок исполнения: в течение 3-х рабочих дней | 1. При наличии замечаний к принимаемым от проектной организации измененным документам Менеджер по проектированию (посредством СЭД (если Представитель проектной организации имеет доступ к СЭД) либо в электронном письме на официальный электронный адрес проектной организации) возвращает измененную рабочую документацию Представителю проектной организации на доработку с указанием замечаний к документам, 2. Если документы исправлены / доработаны в установленный срок, осуществляется переход к операции 01. 3. В ином случае, осуществляется переход к СТО УП «Порядок работы с Претензиями за нарушение договорных обязательств». ЛИБО 1. При получении замечаний к измененной рабочей документации по итогам её согласования Участниками команды ИСП Менеджер по проектированию (посредством СЭД (если Представитель проектной организации имеет доступ к СЭД) либо в электронном письме на официальный электронный адрес проектной организации) возвращает измененную рабочую документацию Представителю проектной организации на доработку с указанием замечаний к документам, 2. Если документы исправлены / доработаны в установленный срок, осуществляется переход к операции 01. 3. В ином случае, осуществляется переход к СТО УП «Порядок работы с Претензиями за нарушение договорных обязательств». |
| 4. | Размещение измененной рабочей документации в базе «Проектная документация» Сотрудник архива срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня | 1. Сотрудник архива, руководствуясь СТО МИ СМК 82.19.13 Инструкция по работе с технической системой документации, принимает измененную рабочую документацию в архив и размещает электронные версии документов в базе «Проектная документация» в СЭД; автоматически размещенным документам присваивается статус «Создан». 2. Сотрудник архива размещает в базе «Проектная документация» только электронные версии документов, подписанных усиленной ЭЦП (при условии, что документ доступен для чтения). 3. Если электронная версия не подписана усиленной ЭЦП, но в архив передан подписанный бумажный экземпляр данного документа, то Сотрудник архива имеет право разместить в базе «Проектная документация» неподписанную усиленной ЭЦП электронную версию документа, при условии указания в карточке данного документа в базе «Проектная документация» комментария о приеме в архив подписанного бумажного оригинала документа. 4. В иных случаях неподписанные измененные документы по проекту в архив не принимаются и в базе «Проектная документация» не размещаются до их подписания. 5. Сотрудник архива (посредством комментария в соответствующему письме в СЭД) уведомляет Менеджера по проектированию о размещении документов в базе «Проектная документация» с приложением ссылок на размещенные документы. Далее осуществляется переход к операции 05. |
| 5. | Согласование измененной рабочей документации Менеджер по проектированию Управляющий ИСП/ Участники команды ИСП / Сотрудник архива/ срок исполнения: в течение 3-х рабочих дней | 1. Менеджер по проектированию в базе «Проектная документация» направляет каждый измененный документ по проекту на согласование команде ИСП согласно перечню лиц, полученному от Менеджера по проектированию. Направление документов на согласование осуществляется путем установления цикла согласования. Автоматически документам присваивается статус «На согласовании». 2. Менеджер по проектированию / Управляющий ИСП / Участники команды ИСП рассматривают и обсуждают измененную рабочую документацию. 3. Сотрудник архива проводит контроль правильности оформления измененной рабочей документации. 4. При наличии вопросов / замечаний Менеджер по проектированию / Управляющий ИСП / Участник команды ИСП / Сотрудник архива указывает визу «Отказал» с указанием замечаний в виде комментария к своей визе в карточке соответствующего документа в базе «Проектная документация». 5. При отсутствии замечаний Менеджер по проектированию / Управляющий ИСП / Участник команды ИСП / Сотрудник архива указывает визу «Подписал» в карточке соответствующего документа в базе «Проектная документация». 6. Менеджер по проектированию контролирует ход согласования измененной рабочей документации. 7. При отсутствии по окончании цикла согласования ответа от какого-либо согласующего лица, Менеджер по проектированию связывается с ним и проводит необходимые обсуждения документа до получения ответа от согласующего лица (визы «Отказал» либо визы «Подписал»). 8. Если по итогам согласования документа получена хотя бы одна отказная виза, то данному документу автоматически присваивается статус «Отклонен», а Менеджер по проектированию использует полученные от согласующих лиц замечания к документу для коммуникаций с проектной организацией касательно доработки документа; далее осуществляется переход к операции 03. 9. При отсутствии замечаний к документу (при получении по итогам согласования только виз «Подписал») документу автоматически присваивается статус «Утвержден». Одновременно предыдущим версиям утвержденных документов автоматически присваивается статус «Отменен»; далее осуществляется переход к операции 06. |
| 6. | Согласование измененной рабочей документации с ресурсоснабжающими организациями Менеджер по проектированию срок исполнения: в течение 5-ти рабочих дней после согласования измененной рабочей документации | 1. Менеджер по проектированию официальным письмом направляет комплект измененной рабочей документации на согласование в каждую ресурсоснабжающую организацию вместе с заявкой на получение «Справки о выполнении Технических условий». 2. Если по итогам согласования получен ответ, что измененная рабочая документация не соответствует ранее выданным ресурсоснабжающей организацией Техническим условиям на подключение к сетям инженерно-технического обеспечения, то Менеджер по проектированию: • направляет Сотруднику архива поручение о присвоении документам в комплекте измененной рабочей документации в базе «Проектная документация» статуса «Отклонен»; • использует полученные от ресурсоснабжающей организации замечания к документам для коммуникаций с проектной организацией касательно доработки документов; далее осуществляется переход к операции 03. 3. Если замечаний к измененной рабочей документации со стороны ресурсоснабжающей организации не выявлено и Менеджер по проектированию получил «Справку о выполнении Технических условий», то осуществляется переход к операции 07. |
| 7. | Подписание Акта сдачи-приемки выполненных работ по внесению изменений в рабочую документацию Менеджер по проектированию срок исполнения: согласно Договору на внесение изменений в рабочую документацию | 1. Менеджер по проектированию подписывает с Представителем проектной организацией Акт сдачи-приемки выполненных работ по внесению изменений в рабочую документацию (по форме СТО ФД «Акт сдачи-приемки выполненных работ»). Далее осуществляется переход к операции 08. |
| 8. | Передача измененной рабочей документации Участникам команды ИСП для работы Участник команды ИСП / Менеджер по проектированию / Сотрудник архива срок исполнения: в течение 1-го рабочего дня после утверждения измененной рабочей документации | 1. При возникновении потребности в измененной рабочей документации (для коммуникаций с контрагентами) Участник команды ИСП обращается за ней к Менеджеру по проектированию. 2. Менеджер по проектированию: • направляет Сотруднику архива поручение о распечатке необходимого комплекта измененной рабочей документации; • получает от Сотрудника архива бумажные копии необходимых документов; • проставляет на копиях документов печать «в производство работ»; • передает заверенные печатью копии документов Участнику команды ИСП. Далее осуществляется завершение процесса. |
1. Участники процесса внесения изменений в утвержденную рабочую документацию и упоминаемые в настоящем СТО участники смежных процессов указаны в таблице Прил.1.1:
Таблица Прил.1.1 Участники процесса
Таблица Прил.1.1 Участники процесса
Участник процесса | Ответственное лицо / Организационная единица |
| Менеджер по проектированию | Лицо, входящее в команду ИСП с отведенной для него ролью по реализации ИСП в сфере проектирования и согласования проектно-сметной документации. |
Управляющий ИСП | Участник команды ИСП, осуществляющий руководство по управлению ИСП и контролирующий деятельность Менеджеров при реализации ИСП. |
| Группа лиц, заключивших с Инвестором Договор управления инвестиционным проектом, деятельность которых направлена на управление одним инвестиционным проектом в интересах Инвестора, и между которыми распределены роли в реализации инвестиционного проекта. В состав Участников команды ИСП входят: • Менеджер по управлению инвестированием в проектирование; • Менеджер по управлению инвестированием в строительство; • Менеджер по управлению инвестированием в подрядные работы; • Менеджер по управлению инвестированием в поставку материалов и оборудования; • Менеджер по управлению инвестированием в работы ВиК; • Менеджер по управлению инвестированием в электромонтажные работы. | |
Сотрудник архива | Сотрудник специализированной организации, оказывающей по заключенному Договору с Застройщиком услуги архивирования документации. |
Высший орган управления | Для целей настоящего Регламента Высшим органом управления организации–Инвестора (Застройщика) могут быть: • Совет Директоров организации–Инвестора (Застройщика) -- коллегиальный орган, принимающий стратегические решения по ИСП; • Бенефициар [2]- Лицо, получающие доход от своей собственности, которая находится в пользовании третьих лиц или в доверительном управлении; • Представитель участника общества. |
Представитель проектной организации | Представитель организации, оказывающей на основании заключенного с Застройщиком Договора услуги по разработке проектной и рабочей документации. |
[1] СТО УП «Порядок работы с Претензиями за нарушение договорных обязательств» находится в разработке.