a) контроль за хранением и обработкой бланков и заполненных УЛМ осуществляет орган выдачи;

b) бланки, а также заполненные и утратившие силу УЛМ, включая их образцы, подлежат защите, контролю, идентификации и наблюдению;

c) персонал, участвующий в этом процессе, отвечает стандартам безупречной репутации, лояльности и надежности, которые предъявляются к их служебному положению, и обладает надлежащей профессиональной подготовкой;

d) разделение обязанностей между уполномоченными должностными лицами направлено на предотвращение несанкционируемой выдачи УЛМ.

3. Обработка заявлений; приостановление действия или изъятие УЛМ; процедуры апелляции

Устанавливаются порядок и процедуры для обеспечения необходимого уровня безопасности при обработке заявлений, заполнении бланков УЛМ и оформлении готовых УЛМ органом и подразделением, отвечающими за выдачу и доставку УЛМ, включающие следующие элементы:

a) порядок проверки и утверждения, обеспечивающий, чтобы после первого заявления и при возобновлении срока действия УЛМ выдавались только на основе:

i) заявлений, содержащих всю информацию в соответствии с требованиями, установленными в Приложении I;

ii) доказательства личности заявителя в соответствии с законодательством и практикой государства выдачи;

iii) доказательства гражданства или постоянного проживания на территории государства;

iv) доказательства того, что заявитель является моряком в соответствии с положениями статьи 1;

v) обеспечения того, чтобы заявители, особенно лица, являющиеся гражданами нескольких государств или имеющие статус лица, постоянно проживающего на территории государства, не получали более одного УЛМ;

vi) проверки того, чтобы заявитель не представлял угрозу для безопасности, при надлежащем соблюдении основополагающих прав и свобод, изложенных в международных актах;

b) этот порядок обеспечивает, чтобы:

i) конкретные сведения по каждому пункту, содержащемуся в Приложении II, вводились в базу данных одновременно с выдачей УЛМ;

ii) данные, фотография, подпись и биометрические элементы, полученные от заявителя, соответствовали ему;

iii) данные, фотография, подпись и биометрические элементы, полученные от заявителя, увязывались с заявлением в течение всей процедуры обработки, выдачи и доставки УЛМ;

с) принимаются срочные меры для обновления базы данных в случае приостановления действия или изъятия выданного УЛМ;

d) устанавливается система продления и/или обновления в связи с обстоятельствами, когда моряку нужно продлить или выдать новое УЛМ, а также в случае его потери;

е) обстоятельства, при которых действие УЛМ может быть приостановлено или изъято, определяются на основе консультаций с организациями судовладельцев и моряков;

f) устанавливаются эффективные и транспарентные процедуры апелляции.

4. Функционирование, обеспечение безопасности и поддержание базы данных

Устанавливаются порядок и процедуры обеспечения необходимых мер безопасности для функционирования и поддержания базы данных, включающие следующие элементы:

a) обеспечивается защита базы данных от несанкционированного изменения данных и доступа к ней без разрешения;

b) данные постоянно обновляются и защищаются от утраты информации, а также могут предоставляться по запросу в любое время через координационный центр;

c) не допускается объединение базы данных с другими базами данных или установление связей с ними, ее копирование или перенос в другие базы данных; информация из базы данных используется только для целей идентификации личности моряков;

d) обеспечивается уважение прав личности, в том числе:

i) права на конфиденциальность частной жизни при сборе, хранении, обработке и передаче персональных данных;

ii) права на доступ к данным, касающимся его или ее, и на своевременное исправление любых неточностей.

5. Контроль качества процедур и периодическая оценка

а) Устанавливаются порядок и процедуры для обеспечения необходимого уровня безопасности за счет контроля качества процедур и периодических оценок, включая мониторинг процессов, чтобы обеспечить соблюдение следующих требуемых стандартов в отношении:

i) производства и доставки бланков УЛМ;

ii) хранения и обработки бланков, утративших силу и заполненных УЛМ, а также отчетности за них;

iii) обработки заявлений, заполнения бланков УЛМ и оформления готовых УЛМ органом и подразделением, отвечающими за выдачу и доставку;

iv) функционирования, обеспечения безопасности и поддержания базы данных;

b) обзоры осуществляются на периодической основе для обеспечения надежности системы и процедур выдачи, а также их соответствия требованиям настоящей Конвенции;

c) устанавливаются процедуры для защиты конфиденциальности информации, содержащейся в докладах о периодических оценках, представляемых другими ратифицирующими государствами-членами.

Часть В. Рекомендуемые процедуры и практика

1. Производство и доставка бланков УЛМ

1.1. В интересах обеспечения сохранности и единообразия УЛМ компетентный орган должен выбрать эффективный источник для производства бланков УЛМ, выдаваемых государством-членом.

1.2. Если бланки должны производиться в помещениях органа, ответственного за выдачу УЛМ ("орган выдачи"), то применяются положения пункта 2.2. ниже.

1.3. В случае выбора внешнего предприятия компетентный орган должен:

1.3.1. убедиться в безупречной репутации, финансовой стабильности и надежности этого предприятия;

1.3.2. обратиться к предприятию с требованием назначить всех сотрудников, участвующих в производстве бланков УЛМ;

1.3.3. обратиться к предприятию с требованием предоставить органу выдачи доказательства, свидетельствующие о наличии адекватных систем, обеспечивающих надежность, безупречную репутацию и лояльность назначенных сотрудников, и убедить его в том, что предприятие обеспечивает каждого такого сотрудника достаточными средствами к существованию и достаточными гарантиями занятости;

1.3.4. заключить письменное соглашение с предприятием, которое, не ущемляя собственной ответственности органа выдачи за УЛМ, должно, в частности, установить технические требования и инструкции, упомянутые ниже в пункте 1.5, и потребовать от предприятия:

1.3.4.1. обеспечить участие в производстве бланков УЛМ только назначенных сотрудников, которые должны принять на себя строгие обязательства по обеспечению конфиденциальности;

1.3.4.2. принимать все необходимые меры безопасности при транспортировке бланков УЛМ от предприятия до помещения органа выдачи. Выдающие бланки должностные лица не могут освобождаться от ответственности на том основании, что с их стороны не проявлено небрежности в этом плане;

1.3.4.3. сопровождать каждую такую партию накладной с точной информацией о ее содержимом; в частности в накладной должны быть указаны номера УЛМ в каждой упаковке;

1.3.5. обеспечить, чтобы соглашение содержало положение, допускающее завершение работ, если первоначальный подрядчик не в состоянии продолжить его выполнение;