е) обстоятельства, при которых действие УЛМ может быть приостановлено или изъято, определяются на основе консультаций с организациями судовладельцев и моряков;

f) устанавливаются эффективные и транспарентные процедуры апелляции.

4. Функционирование, обеспечение безопасности и поддержание базы данных

Устанавливаются порядок и процедуры обеспечения необходимых мер безопасности для функционирования и поддержания базы данных, включающие следующие элементы:

a) обеспечивается защита базы данных от несанкционированного изменения данных и доступа к ней без разрешения;

b) данные постоянно обновляются и защищаются от утраты информации, а также могут предоставляться по запросу в любое время через координационный центр;

c) не допускается объединение базы данных с другими базами данных или установление связей с ними, ее копирование или перенос в другие базы данных; информация из базы данных используется только для целей идентификации личности моряков;

d) обеспечивается уважение прав личности, в том числе:

i) права на конфиденциальность частной жизни при сборе, хранении, обработке и передаче персональных данных;

ii) права на доступ к данным, касающимся его или ее, и на своевременное исправление любых неточностей.

5. Контроль качества процедур и периодическая оценка

а) Устанавливаются порядок и процедуры для обеспечения необходимого уровня безопасности за счет контроля качества процедур и периодических оценок, включая мониторинг процессов, чтобы обеспечить соблюдение следующих требуемых стандартов в отношении:

i) производства и доставки бланков УЛМ;

ii) хранения и обработки бланков, утративших силу и заполненных УЛМ, а также отчетности за них;

iii) обработки заявлений, заполнения бланков УЛМ и оформления готовых УЛМ органом и подразделением, отвечающими за выдачу и доставку;

iv) функционирования, обеспечения безопасности и поддержания базы данных;

b) обзоры осуществляются на периодической основе для обеспечения надежности системы и процедур выдачи, а также их соответствия требованиям настоящей Конвенции;

c) устанавливаются процедуры для защиты конфиденциальности информации, содержащейся в докладах о периодических оценках, представляемых другими ратифицирующими государствами-членами.

Часть В. Рекомендуемые процедуры и практика

1. Производство и доставка бланков УЛМ

1.1. В интересах обеспечения сохранности и единообразия УЛМ компетентный орган должен выбрать эффективный источник для производства бланков УЛМ, выдаваемых государством-членом.

1.2. Если бланки должны производиться в помещениях органа, ответственного за выдачу УЛМ ("орган выдачи"), то применяются положения пункта 2.2. ниже.

1.3. В случае выбора внешнего предприятия компетентный орган должен:

1.3.1. убедиться в безупречной репутации, финансовой стабильности и надежности этого предприятия;

1.3.2. обратиться к предприятию с требованием назначить всех сотрудников, участвующих в производстве бланков УЛМ;

1.3.3. обратиться к предприятию с требованием предоставить органу выдачи доказательства, свидетельствующие о наличии адекватных систем, обеспечивающих надежность, безупречную репутацию и лояльность назначенных сотрудников, и убедить его в том, что предприятие обеспечивает каждого такого сотрудника достаточными средствами к существованию и достаточными гарантиями занятости;

1.3.4. заключить письменное соглашение с предприятием, которое, не ущемляя собственной ответственности органа выдачи за УЛМ, должно, в частности, установить технические требования и инструкции, упомянутые ниже в пункте 1.5, и потребовать от предприятия:

1.3.4.1. обеспечить участие в производстве бланков УЛМ только назначенных сотрудников, которые должны принять на себя строгие обязательства по обеспечению конфиденциальности;

1.3.4.2. принимать все необходимые меры безопасности при транспортировке бланков УЛМ от предприятия до помещения органа выдачи. Выдающие бланки должностные лица не могут освобождаться от ответственности на том основании, что с их стороны не проявлено небрежности в этом плане;

1.3.4.3. сопровождать каждую такую партию накладной с точной информацией о ее содержимом; в частности в накладной должны быть указаны номера УЛМ в каждой упаковке;

1.3.5. обеспечить, чтобы соглашение содержало положение, допускающее завершение работ, если первоначальный подрядчик не в состоянии продолжить его выполнение;

1.3.6. убедиться до подписания соглашения, что предприятие обладает средствами для надлежащего выполнения всех вышеуказанных обязательств.

1.4. В случае поставки бланков УЛМ органом выдачи или предприятием за пределы территории государства-члена, компетентный орган государства-члена может наделить полномочиями соответствующий орган иностранного государства в целях выполнения требований данного пункта.

1.5. Компетентный орган, среди прочего, должен:

1.5.1. определить детальные технические требования в отношении всех материалов, которые будут использоваться в производстве бланков УЛМ; эти материалы должны соответствовать общим техническим требованиям, изложенным в Приложении I к настоящей Конвенции;

1.5.2. установить точные технические требования в отношении формы и содержания бланков УЛМ в соответствии с требованиями, установленными в Приложении I;

1.5.3. обеспечить, чтобы эти технические требования способствовали единообразию печати бланков УЛМ, если в последующем будут использоваться различные печатные машины;

1.5.4. предоставить четкие инструкции для генерирования уникального номера документа, который будет печататься на каждом бланке УЛМ в определенной последовательности и в соответствии с положениями Приложения I; и

1.5.5. установить точные технические требования в отношении хранения всех материалов в течение производственного процесса.

2. Хранение и обработка бланков и заполненных УЛМ, а также вопросы отчетности

2.1. Все операции, связанные с процессом выдачи удостоверений (включая хранение бланков УЛМ, утративших силу и заполненных УЛМ, средств и материалов для их заполнения, рассмотрение заявлений, выдачу УЛМ, ведение базы данных и обеспечение ее безопасности), должны производиться под непосредственным контролем органа выдачи.

2.2. Орган выдачи должен подготовить оценку всех официальных лиц, участвующих в процессе выдачи удостоверений, и в отношении каждого из них - свидетельство о безупречной репутации, лояльности и надежности.

2.3. Орган выдачи должен обеспечить, чтобы официальные лица, участвующие в процессе выдачи удостоверений, не были членами одной и той же семьи.

2.4. Конкретные сферы ответственности официальных лиц, участвующих в процессе выдачи удостоверений, должны быть соответствующим образом установлены органом выдачи.

2.5. Ни одно официальное лицо не должно быть ответственным за выполнение всех операций, связанных с рассмотрением заявлений о получении УЛМ и подготовкой соответствующего УЛМ. Официальное лицо, направляющее заявления официальному лицу, ответственному за выдачу УЛМ, не должно участвовать в процессе выдачи удостоверений. Среди официальных лиц, выполняющих разные обязанности по рассмотрению заявлений и выдаче УЛМ, должна происходить ротация.

2.6. Орган выдачи должен разработать для внутреннего пользования правила, обеспечивающие:

2.6.1. хранение в закрытых помещениях бланков УЛМ, их выдачу только в количестве, соответствующем ожидаемому дневному объему операций, и только официальным лицам, ответственным за их заполнение персональными данными, а также любому специально уполномоченному официальному лицу, и возвращение лишних бланков УЛМ в конце каждого дня; меры по обеспечению безопасного хранения УЛМ должны включать также использование других способов предотвращения несанкционированного доступа и обнаружения нарушителей;

2.6.2. обезличивание и соответствующую маркировку всех бланков УЛМ, используемых в качестве образцов;

2.6.3. подготовку и хранение в безопасном месте ежедневной ведомости о нахождении каждого бланка УЛМ и каждого заполненного, но еще не выданного УЛМ с указанием также тех из них, которые хранятся в закрытом помещении, и тех, что находятся у конкретного официального лица или официальных лиц; ведомость должна вестись официальным лицом, не участвующим в работе с бланками УЛМ или заполненными, но еще не выданными УЛМ;

2.6.4. предотвращение доступа к бланкам УЛМ, а также к средствам и материалам для их заполнения, любых лиц, за исключением официальных лиц, ответственных за заполнение бланков УЛМ, или любого специально уполномоченного лица;