Действующий
Изготовитель страховых копий обеспечивает соответствие всех выпускаемых копий требованиям действующих нормативно-технических документов по страховому копированию.
Все страховые копии проходят технический контроль в лаборатории или организации-изготовителе, сведения об их качестве фиксируются в актах технического состояния копий страхового фонда (по формам в соответствии с отраслевыми нормативными документами).
При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально-техническое состояние копий.
проверке наличия и состояния в целях установления фактического наличия страховых копий, их соответствия данным учетных документов;
техническому контролю состояния и своевременному проведению необходимых консервационно-профилактических мероприятий.
Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежит 20% страховых копий производства каждого года.
Результаты технического контроля фиксируются в документах о техническом состоянии страховых копий, где даются заключения о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ, и устанавливаются сроки следующего технического контроля.
Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования.
Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния фонда пользования определяется с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.
Передача страхового фонда на специальное хранение
(п. 2.11.13.3 не распространяется на государственные и муниципальные музеи и библиотеки, организации Российской академии наук)
2.11.13.3. Централизованное хранение страхового фонда осуществляет федеральный государственный архив - Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ).
Хранение страхового фонда государственного архива субъекта Российской Федерации и муниципального архива может осуществлять специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации.
Разрешение на передачу страхового фонда в ЦХСФ дает специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела по результатам рассмотрения докладной записки федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела о готовности к отправке страховых копий.
Разрешение на передачу страхового фонда в специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации, государственному архиву субъекта Российской Федерации и муниципальному архиву дает уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела на основании докладной записки архива о готовности к отправке страховых копий.
Прием-передача страхового фонда осуществляется на основании приказа соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела актом установленной формы, к которому прилагаются:
описи особо ценных дел, документов или копии описей дел, документов, с которых изготовлен страховой фонд, или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);
Страховые копии в порядке расположения их в описи страхового фонда помещаются в соответствующую тару для транспортировки, имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляются в опломбированных контейнерах. В сопроводительном документе на транспортную тару указывается ее количество и число страховых копий в ней, ставятся подписи должностных лиц, ответственных за передачу.
Акты приема-передачи с приложениями помещаются в отдельную упаковку с пометкой "Сопроводительные документы".
2.11.14. Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации направлено на обеспечение их сохранности, возмещение ущерба в случае кражи, утраты, повреждений и иного возможного ущерба.
документы Архивного фонда Российской Федерации, а также подлежащие возвращению их копии, вывозимые за рубеж для экспонирования на выставках, реставрации или с другими целями;
В исключительных случаях под обязательство в договоре о возмещении организаторами выставки ущерба в случае утраты или порчи уникальные документы могут экспонироваться без страхования на организуемых в Российской Федерации выставках.
Категория ценности документов Архивного фонда Российской Федерации и размер их страховой оценки устанавливаются на основе специальных методических разработок.
Результаты страховой оценки документов Архивного фонда Российской Федерации оформляются актом страховой оценки архивных документов, который представляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
2.11.15. Для рассмотрения вопроса о возможности временного вывоза документов Архивного фонда Российской Федерации архив представляет в специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела:
перечень документов Архивного фонда Российской Федерации установленной формы, предназначенных к временному вывозу;
копии страхового полиса, гарантии принимающей стороны и государственных органов страны назначения в отношении сохранности и возврата временно вывозимых культурных ценностей;
письменное подтверждение удовлетворительного физического состояния документов Архивного фонда Российской Федерации, позволяющего их транспортировать и демонстрировать, а также наличия их страховых копий;
разрешение уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (только для государственных архивов субъектов Российской Федерации);
В соответствии с установленным порядком государственной экспертизы и контроля за вывозом и ввозом культурных ценностей для получения свидетельства на право вывоза культурных ценностей с территории Российской Федерации указанные документы вместе с заключением специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и другими необходимыми документами представляются в специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере государственного контроля за вывозом из Российской Федерации и ввозом на ее территорию культурных ценностей.
Для продления в особых случаях срока временного вывоза документов Архивного фонда Российской Федерации архив представляет в специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере государственного контроля за вывозом из Российской Федерации и ввозом на ее территорию культурных ценностей:
копии страхового полиса, гарантии принимающей стороны и государственных органов страны назначения в отношении сохранности и возврата временно вывозимых культурных ценностей;
заключение специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела;
2.11.16. К чрезвычайным ситуациям относятся обстоятельства, при которых невозможно выполнение архивом в полном объеме возложенных на него задач в соответствии с требованиями настоящих Правил и других нормативных правовых актов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности архивных документов архива.