Действующий
В архивохранилище государственного архива, организации Российской академии наук назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.
Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, ответственного за организацию комплектования архива архивными документами.
Учет архивных документов в муниципальном архиве и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют заведующий муниципальным архивом и/или специально выделенный работник.
Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.
Порядок и схема учета архивных документов в архиве утверждаются приказом руководителя (заведующего) архива(ом).
3.2.2. Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива может быть выдано дело фонда.
3.3. Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.
Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам.
Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
единица хранения архивных документов на бумажной основе - дело - отдельный(е) архивный(е) документ(ы), заключенный(е) в обособленную обложку, папку;
единица хранения кинодокументов - физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации;
единица хранения фотодокументов - физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;
единица хранения фонодокументов - физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;
единица хранения видеодокументов - физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;
единица хранения электронных документов - физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов;
единица учета кинодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, журнала, спецвыпуска, сюжета и т.п.;
единица учета фотодокументов - одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма;
единица учета фонодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и т.п.;
единица учета видеодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и т.п.;
единица учета электронных документов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.
3.4. В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены настоящими Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.
книга учета поступлений документов (приложение N 5) - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;
список фондов (приложение N 6) - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;
лист учета аудиовизуальных документов - для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;
опись дел, документов (приложения N 7-8) - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;
реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;
инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;
паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;
дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов;